Was kostet ein Gast auf der Hochzeit? So rechnet ihr pro Person

Im Angebot der Location steht ein Menüpreis pro Person. Der ist aber nur ein Teil dessen, was ein Gast kostet. Wer ehrlich rechnet, sieht schnell, warum die Gästeliste der größte Hebel im Budget ist.

Was pro Kopf anfällt

• Essen, oft mit Vorspeise, Hauptgang, Dessert und Mitternachtssnack
• Getränke oder Getränkepauschale
• Sektempfang und Kaffee mit Kuchen
• Anteil an der Hochzeitstorte
• Stuhl, Tischwäsche, Geschirr, falls gemietet
• Anteil an Deko und Blumen pro Tisch
• Einladung, Porto, Tischkarte, Menükarte
• Gastgeschenk

Eine Beispielrechnung

Menü 60 €, Getränkepauschale 45 €, Sektempfang 8 €, Kuchen und Kaffee 8 €, Torte 6 €, Mitternachtssnack 7 €, Stuhl und Wäsche 6 €, Deko-Anteil 8 €, Papeterie 5 €, Gastgeschenk 3 €. Macht rund 156 € pro Person. Bei 80 Gästen sind das über 12.000 Euro, nur für die Gäste.

Fixkosten fallen nicht weg

Fotograf, DJ, Kleidung, Ringe und Saalmiete kosten gleich viel, ob 50 oder 100 Gäste kommen. Deshalb sinken die Gesamtkosten beim Streichen nicht proportional. Aber der Anteil pro Kopf ist so groß, dass sich jede Entscheidung bemerkbar macht.

Nehmen wir an, die Fixkosten liegen bei 10.000 Euro. Mit 80 Gästen zu je 156 Euro kostet die Hochzeit dann knapp 22.500 Euro, also rund 280 Euro pro Gast. Mit 60 Gästen sind es etwa 19.400 Euro, pro Gast aber über 320 Euro. Die kleinere Hochzeit ist insgesamt günstiger, jeder einzelne Gast wird aber teurer, weil sich die Fixkosten auf weniger Köpfe verteilen.

Beide Zahlen haben ihren Sinn. Die variablen 156 Euro sagen euch, was ein Gast mehr oder weniger kostet. Die 280 Euro sagen euch, was die ganze Feier pro Person kostet. Wer die Liste kürzen will, braucht die erste Zahl.

So rechnet ihr für eure eigene Hochzeit

1. Nehmt die Angebote von Location und Catering und schreibt alle Preise heraus, die pro Person gelten.
2. Ergänzt die Posten, die nicht im Angebot stehen, aber pro Kopf anfallen: Papeterie, Porto, Gastgeschenk, Stühle.
3. Schätzt Deko und Blumen pro Tisch und teilt durch die Plätze am Tisch.
4. Addiert alles. Das ist euer Betrag pro Gast.
5. Multipliziert mit der Zahl der Zusagen, nicht der Einladungen. Kinder und Dienstleister rechnet ihr getrennt.

Im Budgetplaner von Tafelplan ist das Budget an die Gästeliste gekoppelt. Jede Zu- oder Absage ändert die Summe sofort mit, ihr müsst also nicht nach jeder Rückmeldung neu rechnen.

Kinder und Dienstleister

Kinder kosten beim Catering meist weniger, oft die Hälfte. Plant auch Dienstleister ein, die mitessen: Fotograf, DJ, Trauredner, wenn er bleibt. Das steht im Vertrag der Dienstleister oft als Pflicht.

Ein normaler Menüpreis lässt sich übrigens kaum nennen, er hängt stark von Region und Location ab. Fragt mehrere Angebote an und vergleicht, was jeweils enthalten ist. Wie ihr Angebote auf eine Grundlage bringt, steht im Artikel Location-Angebote vergleichen, Ideen zum Sparen pro Gast im Artikel Hochzeit günstig feiern.