Gästeliste für die Hochzeit: erstellen, fair kürzen und Nachrücker einladen
Die Gästeliste ist die erste große Entscheidung, und fast alles hängt an ihr: Welche Location passt, was es kostet, wie sich der Tag anfühlt. Trotzdem wird sie oft nebenbei gemacht. Das rächt sich spätestens, wenn die Eltern ihre eigene Liste mitbringen.
Zuerst die Größe, dann die Namen
Entscheidet vor dem ersten Namen, wie groß ihr feiern wollt. 40, 80 oder 150 Gäste sind komplett unterschiedliche Hochzeiten. Wenn ihr euch auf eine Zahl einigt, habt ihr einen Rahmen, an dem sich jede weitere Diskussion orientiert.
Die Kreis-Methode
Schreibt die Gäste in Kreisen auf, von innen nach außen:
- Innerer Kreis: Eltern, Geschwister, Großeltern, engste Freunde
- Zweiter Kreis: Tanten, Onkel, Cousins, gute Freunde
- Dritter Kreis: Freunde, die ihr regelmäßig seht, Kollegen, mit denen ihr befreundet seid
- Äußerer Kreis: Bekannte, Nachbarn, entferntere Verwandte
Füllt von innen auf, bis eure Zahl erreicht ist. Wo der Kreis abreißt, zieht ihr die Linie. Das ist fair, weil die Regel für alle gilt.
Habt ihr mit dieser Person in den letzten zwei Jahren etwas unternommen? Würdet ihr sie zum Essen einladen? Wenn beides nein ist, gehört sie wahrscheinlich nicht auf die Liste.
Eltern mitreden lassen, aber mit Kontingent
Wenn Eltern etwas zur Hochzeit beisteuern, wollen sie oft Gäste einladen. Das ist verständlich. Gebt jeder Familie ein festes Kontingent, zum Beispiel zehn Plätze. Dann bleibt die Gesamtzahl im Rahmen.
Begleitungen und Kinder klären
Bekommt jeder eine Begleitung oder nur feste Partner? Sind Kinder eingeladen? Diese Regeln solltet ihr vorher festlegen, weil sie die Zahl schnell um 20 Prozent verändern. Hilfe dabei gibt es im Artikel Begleitung ja oder nein.
Was in die Liste gehört
Name, Adresse für die Einladung, E-Mail oder Telefon, Seite (Braut, Bräutigam, gemeinsam), Kreis, Begleitung, Kinder mit Alter, später Zusage, Menü und Allergien. Wer das gleich richtig anlegt, kann die Liste bis zum Sitzplan weiterverwenden.
Meist sagen etwa 10 bis 20 Prozent ab, bei vielen Gästen von weit weg auch mehr. Ladet trotzdem nicht bewusst mehr ein, als die Location fasst. Es kommen manchmal mehr, als man denkt.
Liste zu lang? So kürzt ihr fair
Fast jedes Paar hat irgendwann mehr Namen auf der Liste, als in die Location oder ins Budget passen. Wer jeden Namen einzeln diskutiert, sitzt Wochen daran und streitet sich am Ende doch. Legt stattdessen Regeln fest, die für alle gelten. Dann könnt ihr jedem ehrlich sagen, warum es nicht geklappt hat. Diese sechs haben sich bewährt:
- Keine Kinder. Der größte Hebel, bei vielen Familien schnell 15 bis 20 Plätze. Ausnahmen höchstens für eigene Kinder, Nichten, Neffen und Blumenkinder. Mehr im Artikel Kinder auf der Hochzeit.
- Begleitung nur für feste Partner. Das spart oft 10 Plätze und ist gut zu erklären.
- Die Zwei-Jahres-Regel. Wer in den letzten zwei Jahren nicht in eurem Leben vorkam, steht nicht auf der Liste.
- Kollegen nur, wenn sie Freunde sind. Nicht die ganze Abteilung, nur die, mit denen ihr euch auch privat trefft.
- Elternkontingent. Wer mehr Gäste will, muss innerhalb des eigenen Kontingents tauschen.
- Ganze Gruppen statt Einzelne. Streicht lieber den ganzen Sportverein als drei von acht Leuten. Wer mit seiner ganzen Gruppe nicht eingeladen ist, fühlt sich weniger zurückgesetzt als jemand, dessen Freunde alle kommen.
Jeder gestrichene Gast spart je nach Location 80 bis 200 Euro, manchmal mehr. Wie ihr das für eure Feier ausrechnet, steht im Artikel Kosten pro Gast. Und sagt niemandem vorab „Du bist natürlich eingeladen“, bevor die Liste steht. Zurücknehmen ist viel schlimmer als gar nicht einladen.
Wer nicht zur Hochzeit kommt, kann zu einem lockeren Grillabend oder Umtrunk nach den Flitterwochen eingeladen werden. Das nimmt viel Druck raus. Und wenn jemand fragt: ehrlich und kurz. „Wir feiern klein und mussten eine Grenze ziehen.“
Die B-Liste: Nachrücker, ohne dass es peinlich wird
Nicht jeder gestrichene Name ist endgültig weg. Wenn Absagen kommen, werden Plätze frei. Auf die B-Liste kommen Menschen, die ihr gern dabei hättet, für die aber zunächst kein Platz ist, etwa entferntere Freunde oder Begleitungen von Singles. Sortiert sie nach Priorität, damit ihr bei jeder Absage wisst, wer als Nächstes dran ist.
Der Zeitplan ist alles
Wer drei Wochen vor der Hochzeit eine Einladung bekommt, rechnet nach. Deshalb braucht ihr Vorlauf:
- A-Liste etwa vier bis fünf Monate vorher einladen
- Rückmeldefrist früh setzen, etwa zehn Wochen vorher
- B-Liste direkt danach einladen, spätestens acht Wochen vorher
Acht Wochen vor der Hochzeit ist noch eine ganz normale Einladungszeit. Dann fällt nichts auf. Ein Save the Date geht nur an die A-Liste, die B-Liste bekommt direkt die Einladung.
Eine Beispielrechnung
Eure Location fasst 90 Gäste. Auf der A-Liste stehen 95 Namen, auf der B-Liste 15. Bei 10 bis 20 Prozent Absagen landet ihr bei 76 bis 85 Zusagen und habt 5 bis 14 Plätze frei. Wartet die Rückmeldefrist ab, zählt die echten Zusagen und ladet dann genau so viele Nachrücker ein, wie Plätze frei sind. Wer auf eine Quote hofft, hat am Ende 93 Leute im Saal für 90. Rechnet bei Paaren immer zwei Plätze.
Gleiche Karte, andere Frist
Die B-Liste bekommt dieselbe Einladung wie alle anderen. Nur die Rückmeldefrist ist eine andere, und genau da passieren die meisten Pannen. Wenn auf der Karte eine Frist steht, die schon vorbei ist, merkt das jeder. Druckt deshalb zwei Versionen, oder nennt die Frist auf einem Beilegzettel. Ladet außerdem nie einzelne Personen aus einer Gruppe nach, deren andere Mitglieder längst Bescheid wissen. Wenn die Uni-Clique seit Monaten plant und einer später dazukommt, ist das offensichtlich.
In Tafelplan seht ihr in der Gästeliste jederzeit, wie viele Zusagen, Absagen und offene Antworten es gibt, und könnt Gäste einer Priorität zuordnen.
Zwei Fragen, die immer kommen
Kollegen müsst ihr nicht einladen. Wann es trotzdem sinnvoll ist, steht im Artikel Kollegen zur Hochzeit einladen. Und wer euch vor Jahren zur eigenen Hochzeit eingeladen hat, muss nicht automatisch auf eure Liste. Wenn ihr heute keinen Kontakt mehr habt, ist eine alte Einladung kein Grund.
Gästeliste anlegen
Kreise, Seiten und Begleitungen erfassen und die Gesamtzahl immer im Blick behalten.